Schemat informowania o przebiegu konkursów gminnych Drukuj Email
Redaktor: Anitha Migdałek   

1. Cel opracowania.

Platformą współpracy pomiędzy JST i NGO jest realizacja zadań prospołecznych zaplanowanych przez władzę lokalną i realizowanych przez organizacje pozarządowe. Forma wyboru realizatora zadania odbywa się na podstawie otwartego konkursu. Okazuję się, iż procedury konkursowe, a także publikowane dokumenty konkursowe nie są wolne od uchybień, które rzutują bezpośrednio na jawność i przejrzystość dystrybucji środków publicznych przekazywanych do NGO. Dużo do życzenia ma także sposób informowania społeczeństwa przez władze lokalne o konkursach, wynikach i efektach zrealizowanych zadań.
Celem niniejszego opracowania jest przedstawienie schematu informacyjnego, którego zastosowanie pozwoli na czytelne komunikowanie i rozliczanie się JST zarówno z organizacjami pozarządowymi oraz z opinią publiczną.

Przeprowadzona w 2007 r. analiza prawie stu konkursów ogłoszonych na terenie 19 jednostek samorządu terytorialnego wchodzących w skład powiatu Zielona Góra i Nowa Sól (wraz z tymi miastami) wykazała szereg nieprawidłowości zarówno w dokumentach konkursowych jak i samej procedurze informacyjnej - począwszy od treści ogłoszenia o konkursie a skończywszy na (nie)publikacji treści o wyniku (rozstrzygnięciu konkursu). Zatem bazując na materiale źródłowym jakim jest raport Monitoring i analiza zasad rozliczania i finansowania konkursów grantowych w 2007r. dla organizacji pozarządowych przez urzędy gmin, leżące w obszarze gmin tworzących Stowarzyszenie Gmin „Lubuskie Trójmiasto" - Sulechów, Nowa Sól, Zielona Góra.” wydaje się celowe zaproponowanie pewnego schematu, co do trybu postępowania w zakresie właściwego przekazu informacji w rzeczonym temacie.

2. Dokument: ogłoszenie o konkursie – treść i forma

Pierwszym krokiem jest właściwe przygotowanie dokumentów konkursowych. Przygotowując dokument należy zwrócić uwagę na jego właściwą treść i staranność formy. W zakresie treści w dokumencie powinny znaleźć się wszystkie istotne elementy mające wpływ na prawidłowy przebieg konkursu, wynikające z Art. 13 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie:

[Art. 13. 
Ogłoszenie otwartego konkursu ofert powinno zawierać informacje o:

  • rodzaju zadania;
  • wysokości środków publicznych przeznaczonych na realizację tego zadania;
  • zasadach przyznawania dotacji;
  • terminach i warunkach realizacji zadania;
  • terminie składania ofert;
  • terminie, trybie i kryteriach stosowanych przy dokonywaniu wyboru oferty
  • zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym, podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3, oraz jednostkom organizacyjnym podległym organom administracji publicznej lub przez nie nadzorowanym.]

Istotnym (co jest często pomijane) jest podanie informacji czy zadanie będzie realizowane w formie wsparcie, czy w formie powierzenia. W przypadku wsparcia dobrą praktyką jest podanie informacji o maksymalnej wysokości dofinansowania projektu w stosunku do jego kosztów całkowitych (minimalny finansowy wkład własny oferenta).

Forma dokumentu świadczy o jego wystawcy. Dbając o jakość formy dokumentu należy zadbać o styl (np. rodzaj czcionki, akapity itp.), ale również i jednoznaczną identyfikację JST z dokumentem. Formą takiej identyfikacji może być umieszczenie herbu gminy czy miasta na dokumencie oraz nagłówka z danymi jednoznacznie identyfikujących JST.

Warto zadbać, aby każde ogłoszenie o konkursie było dokumentem ustandaryzowanym pod kątem dwóch opisanych wcześniej aspektów. Standaryzacja dokumentów jest jednym z elementów świadczących o jakości/poziomie urzędu.

Najczęściej popełniane błędy/uchybienia w dokumentach konkursowych

  1. Brak określenia terminu wyboru oferty
  2. Brak informacji o formie zlecania (powierzenie/wsparcie).
  3. Brak informacji o minimalnym wkładzie własnym oferenta
  4. Brak kryterium oceny (punktacja)

3. Informowanie o ogłoszeniu konkursu

Drugim krokiem jest publikacja informacji o konkursie. Organ administracji publicznej ogłasza otwarty konkurs ofert, co najmniej z trzydziestodniowym wyprzedzeniem. Zgodnie z ustawą ogłoszenie, zamieszcza się, w zależności od rodzaju zadania, w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym oraz Biuletynie Informacji Publicznej, a także w siedzibie organu administracji publicznej w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń. Ogłoszenie może także nastąpić w inny sposób zapewniający dostęp podmiotów zainteresowanych do informacji, w szczególności poprzez wykorzystanie sieci teleinformatycznej.


Dobrym zwyczajem jest replika informacji o ogłoszonych konkursach na głównej stronie serwisu internetowego JST w postaci krótkiego tekstu (lub banera) informującego o ogłoszeniu konkursu - wraz z przekierowaniem na odpowiednią stronę BIP.

W BIP powinny być zamieszczone wszelkie niezbędne dokumenty konkursowe tj. informacja o konkursie wraz z regulaminem (zalecany format pdf) oraz dokumenty do pobrania – ułatwiające złożenie wniosków konkursowych  - format zalecany: doc i rtf.

4. Publikacja ogłoszeń o wyborze ofert. Zawartość dokumentu o wyborze ofert

O rozstrzygnięciu konkursu należy powiadomić opinię publiczną niezwłocznie po zatwierdzeniu wyników. Dokumenty publikowane w formie elektronicznej zaleca się publikować w formacie pdf. Niestety często zdarzą się, iż społeczeństwo nie jest informowane o wynikach konkursu (brak publikacji o wynikach w lokalnych BIP). Zdarzają się także przypadki usuwanie informacji o konkursach i wynikach z BIP.

***

Jakkolwiek Ustawa o finansach publicznych art. 12 nakazuje podawanie do publicznej wiadomości kwot dotacji udzielonych … z budżetu jednostek samorządu terytorialnego o tyle dobrą praktyka jest – i to w kontekście przejrzystości wydawania finansów publicznych - jawne poinformowanie opinii publicznej o szczegółowych wynikach rozstrzygniętych konkursów.
W interesie JST leży zatem podanie informacji o:

  1. składzie komisji konkursowej
  2. ilości złożonych ofert (lista wnioskodawców)
  3. ilości ofert ważnych
  4. ofertach odrzuconych z przyczyn formalnych wraz z uzasadnieniem
  5. ofertach odrzuconych z przyczyn merytorycznych wraz z uzasadnieniem
  6. wartości oferowanego projektu/zadania
  7. kwocie wnioskowanej dotacji
  8. kwocie przyznanej dotacji
  9. trybie odwoławczym

Najczęściej popełniane błędy/uchybienia w dokumentach o wyborze ofert publikacji:

  1. Brak informacji o rzeczywistych kosztach zadania (wybranych projektów)
  2. Brak uzasadnienia dot. odrzuconych wniosków
  3. Brak kwoty przyznanego dofinansowania (podaje się tylko nazwę oferenta)
  4. Brak informacji o ilości zgłoszonych ofert i ilości ofert odrzuconych
  5. Brak informacji o składzie komisji konkursowej

Archiwizacja dokumentów konkursowych. Rozliczanie umów. I coś jeszcze.

Istotą przejrzystości współpracy JST z NGO przed społeczeństwem jest upublicznienie nie tylko informacji o ogłaszanych konkursach i wynikach ale również publikacja sprawozdań z realizacji zawartych z NGO umów na zadania realizowane w ramach konkursów. Wszystkie tego typu informacje powinny być dostępne w portalu internetowym JST
Dobrym zwyczajem jest założenie w menu podmiotowym zakładki „współpraca z organizacjami pozarządowymi” w których można gromadzić (najlepiej w podziale na lata) dokumenty konkursowe (zarchiwizowane) oraz dokumenty rozliczeniowe z zawartych umów.

***

Warto także pokusić się o publikację w tym podrozdziale strony internetowej tekstów, fotografii i relacji uczestników projektów, które niewątpliwie wzbogaciłyby wartość portalu gminy. Niewątpliwie sprawiłyby, iż oparte na liczbach „bezduszne” dokumenty konkursowe i raporty nabiorą zupełnie nowej wartości w wymiarze dobrze wykonanej pracy i rozdysponowania środków publicznych, a także byłyby świadectwem aktywności obywatelskiej lokalnej społeczności.

 
Debaty o przyszłoœci
Debaty o przyszłoœci